A Kbt. 66. § (1) bekezdése alapján az ajánlatot a gazdasági szereplőnek a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelően kell elkészítenie és benyújtania.

A Kbt. 68. § (2) bekezdése szerint az ajánlatot a felhívásban megadott címre közvetlenül vagy postai úton kell benyújtani az ajánlattételi, illetve részvételi határidő lejártáig.

Az ajánlatok benyújtásával kapcsolatban a Közbeszerzési Döntőbizottság 2017. március 16. napján hozott D.91/7/2017. számú határozatában az alábbi álláspontra helyezkedett:

Az ajánlattevők felelőssége az, hogy az ajánlatkérői előírásoknak megfelelően nyújtsák be az ajánlataikat. Ez a kötelezettség akkor is terheli az ajánlattevőket, ha az ajánlataikat postai úton kívánják benyújtani. Az ajánlattevőknek ezért megfelelő tájékoztatással kell ellátniuk a más közreműködésével történő benyújtás esetén a tényleges benyújtást megvalósító személyt, vállalkozást, mert amennyiben ez elmarad és a benyújtás bármilyen okból nem felel meg az ajánlatkérői előírás(ok)nak, az maga után vonhatja az ajánlat esetleges elkésettségét. Amennyiben az ajánlatkérő konkrét helyszínt, konkrét személyt valamint időpontot jelöl meg, az ajánlattevők kizárólagos felelőssége, hogy ezt kifejezetten és pontosan közöljék a közreműködővel, mert ennek elmaradása és egyébként a közreműködő igénybevételével történő benyújtás kockázatát kizárólag az ajánlattevők viselik.

A fentiek alapján egy nagyobb szervezeti struktúrával rendelkező ajánlatkérő esetén, amennyiben az ajánlat nem a pontos címre kerül benyújtásra (pl. portára, központi postázóba, stb.) és az ajánlat a belső infrastruktúrán nem jut el az ajánlattételi határidőben a benyújtás helyére, akkor az ajánlat elkésett és ennek következményei kizárólag ajánlattevőt terhelik.

Fontos, hogy az ajánlatkérők pontosan dokumentálják az átvétel helyét és időpontját a későbbi viták könnyebb tisztázása érdekében.